El centro oferta diversas actividades al año para hacerlo más atractivo y dar a conocer los servicios que ofrece.
El Archivo municipal ha sido objeto el pasado 2016 de una serie de obras de mejora para modernizar y adecuar las instalaciones a las necesidades de los usuarios y del personal del centro, así como para conservar de forma más idónea toda la documentación.
Entre otras cosas, se renovó el espacio documental y la sala de consultas, colocándose parqué. Se instaló además un mobiliario específico y adecuado al tipo de documentación propia del archivo, formado por 23 armarios compactos sobre raíles que tienen la particularidad de aprovechar el espacio disponible al poseer mayor capacidad, por reducirse el número de pasillos a uno sólo, y también permite dar mayor seguridad y mejor conservación a los documentos puesto que su cierre hermético contribuye a la protección. A la par se realizaron trabajos de pintura, remozamiento e impermeabilización de la cubierta, invirtiéndose en ello 100.000 euros de recursos propios. Con motivo de estos trabajos el centro permaneció cerrado unos cinco meses.
El alcalde Francisco Linares y la directora del Archivo Municipal, Concepción Perdomo, hicieron este lunes [13 de marzo] balance de las acciones llevadas a cabo a lo largo del pasado año. Linares valoró el intenso trabajo realizado por el personal y, especialmente, “el sacar el archivo a la calle y realizar actividades que fomenten el acercamiento de la población a este espacio que atesora la memoria histórica de la Villa, y el dar a conocer sus servicios”. También apuntó que el Ayuntamiento continuará trabajando en la modernización de las instalaciones y, de cara a un futuro, no descarta el solar del antiguo teatro Atlante como una de las alternativas para ubicar el nuevo edificio.
Perdomo incidió que en que las actividades desarrolladas por el Archivo Municipal en 2016 “estuvieron marcadas por el complejo trabajo de preparar miles de documentos para su traslado y reubicación con la finalidad de instalar el citado mobiliario móvil compacto”. Por otro lado, subrayó las visitas que recibió el archivo tanto en grupo como individuales y en las que se explica la labor que se realiza y ofrece en este servicio, a la vez que se muestran los documentos más destacados que se custodian, englobando además actividades prácticas como escribir con tinta y pluma. El pasado año pasaron por el centro unos 60 escolares.
Así uno de los máximos objetivos del centro es difundir una panorámica general sobre los documentos que forman el patrimonio documental a lo largo de su trayectoria histórica, mostrándolo también a través de exposiciones presenciales y virtuales, las redes sociales, publicaciones propias, etc. En concreto, el pasado año se realizó una exposición en el Ayuntamiento con motivo de las fiestas patronales bajo el título "Retratos festivos en el recuerdo" que ofreció una visión de estas fiestas a través de un conjunto de retratos que reflejaban las vivencias y el lado humano de éstas, por lo que a la par fue un homenaje a todos los fotógrafos que han dejado inmortalizado estos retratos a lo largo del tiempo.
La actividad en la web y redes sociales es otro elemento clave para difundir y acercar el Archivo a los ciudadanos. Este servicio online, cada vez con más seguidores, se inició hace cinco años, y fue el primer archivo de Canarias con presencia en facebook, youtube y en contar con un blog. La página, interactiva y didáctica, recibió unas 26.000 visitas en 2016, siendo el apartado más visitado el fondo fotográfico y la noticia la del "El kiosco de la plaza de La Constitución".
El archivo ofrece información para cuestiones administrativas y para investigaciones históricas, y para consulta de la propia administración municipal. El pasado año se consultaron aproximadamente 23.800 documentos en base a 1.225 peticiones, siendo de tipo administrativo el 78% y de tipo histórico un 22%. En cuanto a la temática de estas consultas destacaron las cuestiones urbanísticas, económicas y culturales, recibiéndose la mayoría por vía telefónica, seguidas de las presenciales y con un incremento importante de las realizadas vía redes sociales (facebook y la página web del Archivo-archivoorotava.es) especialmente los meses que el archivo estuvo cerrado al público. Por otro lado, se limitaron las transferencias de documentos y se recibieron 30 donaciones de los ciudadanos, mayoritariamente fotografías, carteles, así como material elaboración y reproducción de documentos. La digitalización fue aumentando, se continuó trabajando en la del fondo fotográfico, así como del padrón habitantes de 1915 junto a su vaciado de datos y se inició la digitalización de la colección de folletos.
El archivo conserva actualmente, a lo largo de 2.126 metros lineales, 14.756 unidades de instalación, 4.242 libros administrativos, 74.698 fotografías, 4.400 carteles y 2.031 programas y folletos. Además, cuenta con una biblioteca auxiliar especializada en historia local y archivística, una colección de sellos de caucho y un pequeño museo con elementos utilizados para la elaboración y reproducción de documentos. La documentación más antigua es de la mitad del siglo XIX, debido a que un incendio que ocurrió el 2 de junio de 1841 provocó que se quemara el archivo y solo se salvaron algunos documentos como un expediente de elecciones de 1813, documentación de cementerio de 1817 y el padrón de habitantes de 1838.