El Archivo Municipal de La Orotava (AMLO) atendió más de 500 consultas a lo largo del pasado año, lo que supuso la utilización de unos 16.000 documentos, según se desprende de la memoria de 2009 elaborada por el personal del propio centro. Gran parte de éstas, un 82%, son generadas por el personal de la administración pública, motivadas tanto por la actividad diaria de la institución local como por la solicitud de información por parte de los ciudadanos, que pueden disponer de esta documentación como recurso o servirle de testimonio que garantiza sus derechos y deberes.
La mayoría de las consultas han estado vinculadas a temas de urbanismo (sobre todo de licencias de obra), así como a temas de población (empadronamiento). Junto a éstas ocupan un lugar importante las ligadas a patrimonio, contratación y cultura. Por tanto, el departamento municipal que más utiliza y demanda información del Archivo Municipal es el de Urbanismo, seguido de las áreas de Contratación, Patrimonio, Secretaría y Rentas.
Asimismo, y según se desprende del la memoria, el 18% restante de las consultas son externas, combinándose cuestiones administrativas, así como investigaciones históricas. A lo largo del pasado año también se realizaron 220 préstamos internos. En esta línea es de destacar el hecho de que gran parte de las consultas se realizan en el propio inmueble del Archivo Municipal sito en la calle San Sebastián. Aunque también son numerosas las peticiones realizadas por el servicio online y correo electrónico que ofrece el AMLO, y que en los últimos años se ha incrementado notablemente.
Modernización del centro y el trabajo
Del balance de este periodo cabe destacar la modernización del centro y el trabajo en pro de continuar mejorando las prestaciones y servicios de cara a la administración pública y al ciudadano en general. Así, el Archivo de La Orotava ha mejorado progresivamente sus instalaciones, sus servicios de consulta, los métodos y herramientas de trabajo para la búsqueda de cualquier información o documentación sobre el municipio, y la organización de los fondos para un mejor manejo de éstos por parte de los usuarios, destacando la microfilmación y digitalización de numerosos documentos. Entre las múltiples acciones que se realizan cabe destacar la actualización del cuadro de clasificación documental, la informatización de las secciones del fondo, así como la labor de descripción documental que es la que mayor tiempo ha llevado durante el pasado año, pues permitirá posteriormente una mejor gestión de la documentación.
Con lo que respecta al fondo documental éste se ha incrementado con un total de 30.000 documentos, correspondientes a 23 transferencias que se han recibido en las instalaciones del Archivo procedentes de los departamentos municipales y de donaciones de particulares. Esto supone que el fondo documental ocupe más de 1.800 metros lineales y conste de más de 12.000 unidades de instalación (cajas de documentación); 3.902 libros administrativos, así como un importante volumen de documentación especial (carteles, programas, fotografías y libros administrativos), y un fondo audiovisual de 1.712. Mientras que la biblioteca auxiliar dispone de 356 unidades especializada en temas de historia local y archivística. La mayor parte de la documentación procede de la actividad administrativa diaria del Ayuntamiento, que abarcan la historia del municipio desde mediados del siglo XIX hasta la actualidad. Destacan por volumen e importancia las áreas de Urbanismo, Contratación, Personal y Hacienda que ocupan más del 80% del depósito. A ello se suman otros fondos externos entre los que destacan el de Lugo y Massieu.
Entre las actuaciones de 2009 destaca la mejora e impermeabilización de la techumbre y, por tanto, de las instalaciones.
La concejala responsable de Archivo Municipal y Bibliotecas, María Dolores García, resalta que el departamento realiza constantemente un intenso trabajo en los objetivos planteados como es el avance en la descripción e informatización documental; la clasificación y organización de los distintos fondos escritos y fotográficos; la creación y mejora de la base de datos; la reubicación de la colección de carteles, y la difusión del servicio y labor archivística para acercarlo más al ciudadano. García resalta en este sentido que, además de divulgar folletos informativos, se ha abierto el centro a visitas guiadas y, especialmente, de escolares, con el objeto de informar de su utilidad, los distintos servicios que ofrece y la documentación patrimonial y cultural que atesora. Por tanto, los centros educativos que lo deseen pueden solicitarlo y realizar una visita guiada en la que recibirán todo tipo de explicaciones sobre el trabajo que se desarrolla en el centro, su importancia para las generaciones futuras y qué es lo que se puede buscar en él. Dolores García puntualiza y valora que además el personal del archivo, dirigido por Concepción Perdomo, asesora diariamente a los usuarios en el proceso de búsqueda y obtención de la información.