El servicio cuenta con cerca de 108.000 documentos e incluye una importante colección audiovisual, una biblioteca auxiliar y un museo que el pasado año recibió la donación de un gramófono de comienzos del S.XX
El Archivo Municipal de La Orotava es un claro ejemplo de cómo la convivencia de la historia y las nuevas tecnologías es imprescindible para la correcta transmisión del conocimiento. El servicio presentó su memoria del año 2023 en la que, entre otras conclusiones, destacan el aumento de la digitalización de sus fondos documentales hasta llegar en estos momentos a un total de 11.973 registros informatizados.
El alcalde valora la labor ejemplar del personal del archivo y el trabajo que realizan abriendo las puertas a la ciudadanía; además de acercar la historia de nuestro pueblo de una forma práctica y atractiva. También valora la importancia de ser de los primeros centros de Canarias en recibir y custodiar fuentes orales, ya que son fuentes muy relevantes y necesarias para conservar y proteger la historia y patrimonio local. Francisco Linares invita a los ciudadanos a donar el material y documentos que tengan al archivo, para seguir ampliando la información de la historia del municipio.
Entre los documentos que han pasado al formato digital se encuentran la totalidad de las actas de las sesiones plenarias hasta 1899, el fondo fotográfico, además de múltiples documentos del siglo XIX como expedientes y el padrón de habitantes de los años 1869 y 1871. Tal y como subraya el concejal de Nuevas Tecnologías, Biblioteca, Museos y Archivo, Sergio Martín Díaz, estos procedimientos “facilitan la consulta así como la conservación de nuestro patrimonio documental, ya que protege a los originales del deterioro”.
El edil coincide en destacar la aparición de las redes sociales como un importante espaldarazo a esta política de digitalización, al argumentar que en el año 2012 el Archivo municipal inició su actividad en internet con la creación de sus cuentas en Facebook y Youtube, siendo el primer servicio de estas características en Canarias en abrir cuentas en ambas redes sociales junto con la creación del blog archivoorotava.es. Desde entonces y fruto de estas iniciativas en la red de redes, se ha progresado en la digitalización de todo tipo de documentos como programas de las Fiestas Patronales hasta 1960 y más de 1.700 carteles. Todo este ingente patrimonio se encuentra a disposición de la ciudadanía en dicho blog o en los ordenadores de consulta en las instalaciones del archivo.
Para proceder a esta tarea, se adquirió en 2023 un escáner cenital especialmente diseñado para la digitalización de documentación antigua y otro específico para los negativos de gran formato.
Más de dos kilómetros de fondo documental.
En cuanto al total de fondos que guarda el Archivo Municipal de La Orotava, si se miden de forma lineal ocupan una superficie total de 2.638 metros y asciende a 107.886 documentos, de los que 19.361 son cajas de documentación, 4.713 son libros administrativos, 1.021 se corresponde con libros y revistas de la biblioteca auxiliar, 82.791 es el fondo audiovisual (con cds, diapositivas, dvd, cintas de casetes y VHS) 80.551 son fotografías, 7.090 carteles y 2.750 programas y folletos.
Todo este fondo se ha visto incrementado durante el pasado año, con las donaciones realizadas por familias y cuya documentación más antigua es del año 1472. Así, en 2023 se recibieron 22 de estas donaciones, entre las que se encuentra un interesante conjunto de libros contables y actas del Casino Orotava.
Junto a este fondo está la biblioteca auxiliar, especializada en historia local, con 577 libros y 444 revistas y el Museo del Documento que alberga la colección de sellos de caucho y material utilizado para la elaboración de documentos, que se pueden visitar en las instalaciones del archivo. Entre las curiosidades que alberga está un mimeógrafo de 1924, una máquina de escribir de 1930 y cámaras fotográficas y de vídeo. Esta colección se vio enriquecida en 2023 con la donación de un gramófono, en buen estado de conservación, datado entre 1920 y 1930 y 169 partituras de diversos géneros musicales.
Uno de los servicios con más actividad de los que presta el Archivo Municipal villero es la transferencia, o sea, el traslado de documentación administrativa procedente del propio Ayuntamiento. En 2023 recibió 15.085 nuevos documentos, en 32 transferencias que suponen 765 cajas documentales. En este aspecto la digitalización también ha tenido un papel fundamental, habida cuenta que durante el año pasado se cerraron 5.792 expedientes electrónicos, o lo que es lo mismo, una vez archivados la oficina municipal que los tramitó puede acceder a ellos sin necesidad de mediar el archivo y en cualquier momento. En la actualidad existen casi 18.000 expedientes cerrados.
Junto a los servicios internos que presta al Ayuntamiento, el archivo posee otra función trascendental al ser herramienta de difusión de la documentación pública, tanto administrativa como histórica, que genera el consistorio, por lo que contribuye a la transparencia de la administración local. En este sentido, en 2023 tramitó 741 peticiones de información, de las que el 66% tenían una finalidad administrativa y el 34% histórica. Estas solicitudes se realizaron en su mayoría por medios telemáticos (63%) seguida de la telefónica (18%).
El año pasado se realizó una importante labor del tratamiento de archivos, como el inicio del proceso de catalogación del Fondo Familiar Nepomuceno, que comprende una interesante documentación datada entre finales del siglo XVIII y el S.XX.
Por último, en 2023 el Archivo Municipal villero organizó tres exposiciones de sus fondos: “Instantes Históricos 1892-1960” que tuvo como sedes el Centro Municipal de Mayores y las propias casas consistoriales y “Alfombras en la memoria” en la sede principal de este servicio.
